April 29, 2020 Autor: Dr. Konstantin Wilms

Büro­management digitalisieren

Digitales Büromanagement hilft Ihnen dabei, leerstehende Büroräume zu verteilen. Mit Hilfe unserer Büro-/Schreibtisch App können Unternehmen so die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöhen und eine sichere Rückkehr ins Büro gewährleisten.

Die Rückkehr ins Büro

Während Strategien zur Lockerungen im öffentlichen Leben noch von kontrovers diskutiert werden, sehnt sich so mancher Arbeitnehmer schon wieder nach der Ruhe in den eigenen Bürowänden. Wohlwissend, dass sich der der Büroalltag in Zukunft radikal verändern wird, begeben sich Unternehmen auf die Suche nach Lösungen, mit denen sich das Arbeitsleben in Zukunft sicherer gestaltet lässt.

Eine Rückführung in den Arbeitsalltag gestaltet sich für viele Unternehmen dabei als schwierig. Hoch ist die Ansteckungsgefahr der Mitarbeitenden untereinander. Die Angst, dass ein infizierter Mitarbeiter einen Großteil des Betriebs lahmlegen kann, ist also hoch. Auch bei den Angestellten selbst.

Was Unternehmen jetzt brauchen ist ein durchdachtes Konzept, dass es den Arbeitnehmern erlaubt die Arbeit im Büro zumindest teilweise wieder aufzunehmen.

Weg vom Großraumbüros und open spaces hin zu Einzelbüros

Jetzt zählt, dass Unternehmen flexibel auf die neue Situation reagieren. Arbeitgeber, die Ihre Pforten wieder öffnen möchten, müssen nun umdenken.

Denn eines ist sicher: Die Rückkehr an den Arbeitsplatz ist riskant. Gerade für Arbeitnehmer, die kein eigenes Büro besitzen ist das Ansteckungsrisiko weiterhin hoch. Speziell aus dem „new work“ bekanntgewordene Konzepte wie offene Büroflächen, Großraumbüros und Gruppenarbeitsplätze können die Ansteckungsgefahr erhöhen.

Wer seine Arbeitnehmer schützen möchte, muss den Mitarbeitern vor Ort einen sicheren, isolierten Arbeitsplatz anbieten. Dazu müssen freistehende Büroflächen genutzt werden.

Officesharing als Alternative

Die Lösung: Officesharing
Während ein Teil der Belegschaft partiell von zuhause aus arbeitet, nutzt der andere Teil die vorhanden Büroflächen möglichst so, dass Mehrfachbelegungen verhindert wird.

Hier bietet die OfficeEffient App die optimale Lösung für digitales desk sharing: Via Smartphone oder Web können Mitarbeiter die Tage auswählen, an denen Sie von zuhause aus arbeiten. Das System weiß anschließend, welche Einzelbüros für den jeweiligen Tag frei stehen, und verteilt die freien Kapazitäten an nachfragende Mitarbeiter, die für den jeweiligen Tag im Büro sind. Die finale Zuordnung erfolgt jeweils am Vorabend. So stellen Unternehmen sicher, dass die Mitarbeitenden geschützt und sicher am Arbeitsplatz arbeiten können. Gleichzeitig informiert OfficeEfficient Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die Auslastung der Büroräume. Sobald keine freien Flächen mehr zur Verfügung stehen, arbeiten die Mitarbeiter von zuhause.

Mehr Schutz bei Cornoafällen

Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist die Dokumentierbarkeit. Sollte es innerhalb der Belegschaft zu einer bestätigten Coronainfektion kommen, so können Sie über das OfficieEfficient Dashboard jederzeit nachhalten, mit wem sich die infizierte Person einen Arbeitsplatz geteilt hat. So lässt sich die Infektionskette frühzeitig erkennen und unterbrechen. Das Risiko, dass das gesamte Gebäude geschlossen werden muss, wird dadurch signifikant reduziert. Dabei ist der Datenschutz und der Schutz vor Privatsphäre gewährleistet.

Sichere Anreise mit dem PKW

Aktuell steigen die Anfragen nach unternehmenseigenen Parkplätzen drastisch an. Die Mitarbeiter vermeiden die unsichere Anreise mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und präferieren die sicherere Anreise mit dem PKW. Hier erleben wir aktuelle eine Welle an Kündigung von subventionierten Jobtickets (Tickets für den öffentlichen Nahverkehr) und ein Anstieg der Nachfrage nach einem Stellplatz auf dem Unternehmensgelände.

Auch hier muss gelten: Wer von zuhause arbeitet, gibt die vorhandenen Ressourcen (in dem Fall den unternehmenseigenen Parkplatz) für Kolleginnen und Kollegen vor Ort frei. Das ganze kann mit der App ParkEfficient realisiert werden.

Parkplatz und OfficeSharing als langfristige Konzepte

Das Freigeben und Bereitstellen von Park- und Büroflächen ist kein neues Konzept. Sie haben sich in der Vergangenheit schon als effiziente Modelle für das Facilitymanagement bewiesen. Steigern hier auch in nicht Krisenzeiten die Effizienz der Park- und Büroflächen um bis zu 40%.

Davon ausgehend, dass Homeoffice und die Anreise mit dem PKW in Zukunft ein akutes Thema bleiben werden, lohnt sich der Umstieg für Unternehmen auf ein intelligentes Büromanagement wie durch ParkEfficient und OfficeEfficient gleich doppelt.

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