Digitale Parkraumsysteme sind aus modernen Gebäuden nicht mehr wegzudenken. Ob per Kennzeichenerkennung, QR-Code oder App – die Zufahrt zu Parkflächen wird zunehmend automatisiert. Doch sobald Kennzeichen oder Nutzerdaten erfasst werden, gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für Betreiber bedeutet das: Sie tragen Verantwortung für eine sichere und transparente Datenverarbeitung.
Dieser Artikel zeigt, worauf Unternehmen bei der Nutzung digitaler Parksysteme achten müssen, welche gesetzlichen Anforderungen gelten und wie Lösungen wie ParkEfficient Datenschutz von Anfang an mitdenken.
Warum Parkdaten personenbezogene Daten sind
Ein häufig unterschätzter Punkt: Das Autokennzeichen gilt in der Regel als personenbezogenes Datum. Es ermöglicht – zumindest mittelbar – Rückschlüsse auf eine bestimmte Person, etwa über den Fahrzeughalter. Damit fallen Kennzeichen, Buchungsinformationen oder Zutrittsprotokolle unter die DSGVO.
Das hat klare Konsequenzen: Betreiber müssen sicherstellen, dass alle erhobenen Daten rechtmäßig, zweckgebunden und sicher verarbeitet werden. Es reicht nicht, die Daten einfach zu speichern – vielmehr muss klar dokumentiert werden, warum sie erhoben werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wer Zugriff hat.
Die gute Nachricht: Wenn Datenschutz von Anfang an technisch berücksichtigt wird („Privacy by Design“), lässt sich moderne Parkraummanagement-Technologie problemlos DSGVO-konform einsetzen.
Rechtmäßigkeit und Zweckbindung der Datenerfassung
Grundlage jeder Datenverarbeitung ist ein rechtlicher Zweck. Im Parkraummanagement ist dieser in der Regel die Zutrittskontrolle oder die Abrechnung von Parkvorgängen. Wichtig ist, dass Daten ausschließlich zu diesem Zweck genutzt werden.
Das bedeutet: Eine Kennzeichenerfassung darf erfolgen, wenn sie erforderlich ist, um die Einfahrt zu kontrollieren oder die Nutzung eines Parkplatzes zu dokumentieren. Eine Weitergabe an Dritte oder Verwendung zu anderen Zwecken – etwa zur Leistungsüberwachung von Mitarbeitenden – ist hingegen unzulässig.
In der Praxis sollte die Datenschutzerklärung klar beschreiben,
- welche Daten erhoben werden (z. B. Kennzeichen, Uhrzeit, Nutzer-ID),
- zu welchem Zweck (Zutrittskontrolle, Abrechnung, Nachvollziehbarkeit),
- wie lange sie gespeichert bleiben und
- wann sie gelöscht oder anonymisiert werden.
Diese Transparenz schafft Vertrauen und schützt den Betreiber vor rechtlichen Risiken.
Speicherfristen und Löschkonzepte
Ein zentrales Element der DSGVO ist die Speicherbegrenzung. Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den vorgesehenen Zweck notwendig sind.
Im Parkraummanagement bedeutet das konkret: Wenn ein Parkvorgang abgeschlossen ist, sollte das Kennzeichen nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert werden – es sei denn, es wird noch für Abrechnungs- oder Nachweispflichten benötigt.
ParkEfficient bietet hierfür automatische Löschroutinen. Nach Ablauf definierter Fristen werden personenbezogene Daten regelmäßig gelöscht oder unkenntlich gemacht. Betreiber können die Fristen individuell anpassen – etwa 7 Tage für Zutrittsdaten, 30 Tage für Abrechnungen – und im System revisionssicher dokumentieren.
Damit erfüllen sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern minimieren auch das Risiko von Datenlecks durch unnötig gespeicherte Informationen.
Zugriffskontrolle und Rollenverteilung
Ein häufiger Schwachpunkt in der Praxis ist der unkontrollierte Zugriff auf Parkdaten. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Informationen nur von Personen eingesehen werden dürfen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
ParkEfficient setzt auf ein mehrstufiges Rollen- und Berechtigungssystem. Administratoren können genau festlegen, welche Mitarbeitenden Zugriff auf welche Daten haben – beispielsweise dürfen Hausmeister die Belegung einsehen, aber keine personenbezogenen Buchungsdaten.
Zugriffe werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer wann welche Daten geöffnet hat. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern ist auch ein wichtiger Nachweis bei Datenschutzprüfungen.
Technische Sicherheit: Verschlüsselung und Zugriffsmanagement
Neben organisatorischen Maßnahmen spielt auch die technische Sicherheit eine entscheidende Rolle. ParkEfficient schützt sämtliche Daten durch End-to-End-Verschlüsselung – sowohl beim Datentransfer als auch in der Speicherung.
Die Kommunikation zwischen App, Server und Datenbank erfolgt ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen. Zusätzlich werden gespeicherte Kennzeichen und personenbezogene Informationen mit AES-Verschlüsselung gesichert.
Darüber hinaus kommen moderne Authentifizierungsverfahren wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Public-Key-basierte Zugänge für Administratoren zum Einsatz. So ist sichergestellt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Diese Maßnahmen erfüllen die Anforderungen der DSGVO ebenso wie die Vorgaben nach ISO 27001 für Informationssicherheit.
Informationspflichten gegenüber den Nutzenden
Betreiber müssen Nutzerinnen und Nutzer transparent darüber informieren, welche Daten erfasst werden und wie diese verarbeitet werden.
Das kann über Hinweisschilder an der Einfahrt, in der App oder auf der Unternehmenswebsite erfolgen. Wichtig ist, dass die Information leicht verständlich und jederzeit zugänglich ist.
Ein typischer Hinweis könnte lauten:
„Dieses Parksystem verwendet Kennzeichenerkennung zur Zutrittskontrolle. Ihr Kennzeichen wird zum Zweck der Berechtigungsprüfung und Dokumentation des Parkvorgangs verarbeitet. Die Daten werden nach Abschluss des Parkvorgangs automatisch gelöscht. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist [Unternehmen]. Weitere Informationen finden Sie unter [Link zur Datenschutzerklärung].“
Solche transparenten Hinweise sind nicht nur rechtlich erforderlich, sondern stärken auch das Vertrauen der Nutzerinnen und Nutzer in die Fairness des Systems.
Umgang mit Betroffenenrechten
Jede Person hat nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten. Betreiber müssen gewährleisten, dass diese Rechte jederzeit umgesetzt werden können.
ParkEfficient erleichtert diesen Prozess, indem alle personenbezogenen Datensätze zentral verwaltet werden. Auf Wunsch kann der Betreiber Daten exportieren, löschen oder pseudonymisieren – dokumentiert und prüfbar.
So können Auskunftsanfragen schnell und DSGVO-konform beantwortet werden, ohne dass die Systemintegrität gefährdet wird.
Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Viele Betreiber sehen Datenschutz zunächst als bürokratische Hürde. In Wahrheit ist er ein Vertrauensvorteil. Wer offen mit Daten umgeht, klare Regeln kommuniziert und sichere Systeme nutzt, positioniert sich als verantwortungsbewusstes Unternehmen.
Gerade im B2B-Bereich spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Große Kunden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen verlangen heute DSGVO-Konformität als Mindeststandard in Ausschreibungen. Systeme wie ParkEfficient erfüllen diese Anforderungen automatisch und liefern auf Wunsch Dokumentationen, TOMs und AV-Verträge mit.
Damit wird Datenschutz nicht nur zur Pflicht, sondern zu einem Qualitätsmerkmal – ein echter Wettbewerbsvorteil im digitalen Immobilien- und Mobilitätsmarkt.
Fazit: Datenschutz ist planbar
Datenschutz im Parkhaus ist keine Hürde, sondern ein klar strukturierbares Thema. Mit der richtigen Technologie und klaren Prozessen lässt sich die DSGVO problemlos erfüllen.
Digitale Lösungen wie ParkEfficient zeigen, wie Transparenz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zusammenwirken. Von automatischer Kennzeichenerkennung bis zu sicheren Löschkonzepten ist Datenschutz hier kein Zusatz, sondern integraler Bestandteil des Systems.
Wer Parkraummanagement datenschutzgerecht gestaltet, schafft Vertrauen – bei Mitarbeitenden, Besuchern und Partnern – und legt den Grundstein für langfristig erfolgreiche, digitale Mobilitätslösungen.
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