Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für die Umstellung ist

In vielen Unternehmen wird der Parkplatz noch immer manuell verwaltet: Excel-Listen, E-Mail-Anfragen, fest vergebene Dauerplätze und fehlende Transparenz gehören zum Alltag. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden, wachsendem Nachhaltigkeitsdruck und flexiblen Arbeitsmodellen (z. B. Homeoffice) stoßen solche Systeme jedoch schnell an ihre Grenzen.

Eine digitale Parkplatzlösung ermöglicht es, Stellplätze effizienter zu nutzen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine gerechte, transparente Vergabe sicherzustellen.
Die gute Nachricht: Der Wechsel ist einfacher als viele denken – wenn man strukturiert vorgeht.

Die 7 wichtigsten Schritte auf dem Weg zur digitalen Parkplatzlösung

1. Ausgangssituation analysieren

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wie viele Stellplätze gibt es an den einzelnen Standorten?
• Welche Flächen sind dauerhaft vergeben – und an wen?
• Wie hoch ist die tatsächliche Auslastung?
• Welche Probleme gibt es aktuell (z. B. Leerstand, Doppelbelegungen, Frust)?
• Gibt es Besonderheiten – z. B. Schichtbetrieb, Gäste, E-Ladestationen?

Ergänzend empfiehlt sich eine kurze Umfrage unter Mitarbeitenden, um das subjektive Nutzungserlebnis zu erfassen. Oft ergibt sich hier ein anderes Bild als in der Verwaltung.

Ziel: Klarheit über Problemfelder, Nutzergruppen und Verbesserungspotenzial.

2. Anforderungen definieren

Basierend auf der Analyse sollten Sie nun die funktionalen Anforderungen an eine digitale Lösung festlegen. Dazu gehören z. B.:

• App-basierte Buchung von Parkplätzen
• Integration von Zugangssystemen (LPR, QR-Code, RFID)
• Zuteilung nach bestimmten Regeln (z. B. Fairness, Pendeldistanz, Dienstwagen)
• Verwaltung mehrerer Standorte oder Mieter (Multi-Tenant-Fähigkeit)
• Reporting und Auswertungen (z. B. Auslastung, CO₂-Einsparung)
• Datenschutz- und Compliance-Vorgaben (DSGVO, ISO 27001 etc.)

Tipp: Beziehen Sie frühzeitig Stakeholder aus HR, Facility Management und IT mit ein – sie kennen die operativen Hürden und Prozesse.

3. Passende Lösung auswählen

Es gibt zahlreiche Anbieter für Parkplatzsoftware – aber nicht jede Lösung passt zu jeder Organisation. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien:

• Skalierbarkeit (von Einzelstandort bis Konzern)
• Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende und Admins
• Flexibilität bei der Regelgestaltung
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z. B. Active Directory, Personio, SAP)
• Kompatibilität mit Ihrer vorhandenen Hardware
• Datenschutz und Hosting in Deutschland oder der EU

Ein Anbieter wie ParkEfficient deckt alle genannten Punkte ab und bietet zudem Unterstützung bei der Einführung – inklusive Schulungsmaterial und Testbetrieb.

4. Zugangssysteme prüfen und ggf. ergänzen

Die Software allein reicht nicht – auch der physische Zugang zum Parkplatz muss berücksichtigt werden. Folgende Systeme sind gängig:

• Kennzeichenerkennung (LPR): Komfortabel und kontaktlos
• QR-Code-Scanner: Ideal für Gäste und wechselnde Nutzer
• RFID-Karten: Häufig bereits in Bestandsgebäuden vorhanden

Falls keine Zugangskontrolle vorhanden ist, kann ein QR-Code-System als einfacher Einstieg dienen. Die meisten Lösungen erlauben eine Kombination mehrerer Systeme.

5. Mitarbeitende informieren und schulen

Die Akzeptanz bei den Nutzer:innen entscheidet über den Erfolg. Planen Sie eine klar strukturierte Kommunikationskampagne:

• Warum wird umgestellt?
• Was ändert sich für die Mitarbeitenden?
• Wie funktioniert die Buchung über App oder Web?
• Was sind die Vorteile (z. B. Fairness, weniger Stress, bessere Verfügbarkeit)?

ParkEfficient stellt z. B. fertige Einführungspräsentationen, Onboarding-Videos und FAQ-Dokumente zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können.

6. Testphase einführen (optional aber empfehlenswert)

Gerade bei größeren Unternehmen lohnt sich eine Pilotphase mit ausgewählten Nutzergruppen:

• Verwaltung
• einzelne Abteilungen oder Gebäudebereiche
• unterschiedliche Nutzerprofile (z. B. Vielbucher, Gelegenheitsnutzer, Gäste)

Die Testphase sollte mindestens 2–4 Wochen laufen. Ziel ist es, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und Einstellungen (z. B. Freigabezeiten, Benachrichtigungen) anzupassen.

Tipp: Sammeln Sie Feedback aktiv – per Umfrage oder Feedback-Funktion in der App.

7. Rollout und Betrieb

Nach erfolgreicher Testphase erfolgt der Rollout auf alle Nutzergruppen. Dabei sollte sichergestellt sein:

• Alle Nutzer:innen haben Zugang zur App oder Webanwendung
• Zugangssysteme sind eingebunden
• Support-Strukturen sind definiert (z. B. Ansprechpersonen bei Problemen)
• Admins sind geschult (z. B. für Regeländerungen, Nutzerpflege, Reports)

Ab jetzt lassen sich Live-Auslastung, Nutzungsstatistiken und Freigaben tagesaktuell verfolgen – und mit ESG-Zielen, Mobilitätsbudgets oder HR-Maßnahmen verknüpfen.

Fazit: Vom Chaos zur Kontrolle – mit Struktur zur digitalen Lösung

Die Umstellung auf digitales Parkplatzmanagement ist keine rein technische Entscheidung – sondern ein strategisches Projekt, das Prozesse, Infrastruktur und Mitarbeitende mit einbezieht.

Wer Schritt für Schritt vorgeht, kann innerhalb weniger Wochen von manueller Verwaltung auf ein smartes, digitales System wechseln. Die Vorteile:

• Bessere Auslastung und weniger Leerstand
• Gerechte und transparente Vergabe
• Entlastung der Verwaltung
• Zufriedenere Mitarbeitende
• Beitrag zur ESG-Bilanz und Digitalisierungsoffensive

ParkEfficient begleitet Sie durch alle Projektphasen

Ob Sie bei null starten oder bestehende Systeme modernisieren möchten – ParkEfficient unterstützt Sie von der Analyse bis zum Betrieb. Mit:

• DSGVO-konformer Software
• flexibler Zugangssteuerung (LPR, QR, RFID)
• Schulungs- und Onboardingmaterial
• skalierbarer Multi-Tenant-Struktur
• deutscher Cloud oder On-Premise Hosting

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